TPM管理培訓(xùn)公司概述：設(shè)備檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，是TPM管理工作的重要組成部分。設(shè)備檔案管理工作為設(shè)備的正常運(yùn)行及維護(hù)保養(yǎng)順利、經(jīng)濟(jì)的實(shí)現(xiàn)提供了基本技術(shù)支持。

　　

　　

　　

　　TPM設(shè)備檔案管理

　　

　　1、什么是設(shè)備檔案？

　　

　　答：設(shè)備在生產(chǎn)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。

　　

　　2、什么是檔案工作？

　　

　　答：管理設(shè)備檔案和檔案事業(yè)的活動(dòng)。

　　

　　3、什么是設(shè)備檔案統(tǒng)計(jì)？

　　

　　答：對(duì)反映和說明設(shè)備檔案及檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量特征進(jìn)行搜集、整理和分析的活動(dòng)。

　　

　　4、什么是歸檔？

　　

　　答：辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。

　　

　　5、什么是案卷？

　　

　　答：由互有聯(lián)系的若干文件組成的設(shè)備檔案保管單位。

　　

　　6、什么是設(shè)備檔案整理？

　　

　　答：按照一定原則對(duì)設(shè)備檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過程。

　　

　　7、什么是設(shè)備檔案立卷？

　　

　　答：將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程。

　　

　　8、什么是設(shè)備檔案實(shí)體分類？

　　

　　答：根據(jù)檔案的來源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)設(shè)備檔案實(shí)體進(jìn)行的分類。

　　

　　9、什么是檔號(hào)？

　　

　　答：以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

　　

　　10、什么是文件？

　　

　　答：設(shè)備履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。

　　

　　11、什么是文本？

　　

　　答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。

　　

　　12、什么是歸檔文件？

　　

　　答：在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為設(shè)備檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

　　

　　13、什么是歸檔文件管理？

　　

　　答：將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。

　　

　　14、什么是全宗號(hào)？

　　

　　答：全宗號(hào)是指檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

　　

　　15、什么是全宗指南？

　　

　　答：介紹和報(bào)道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。是向利用者介紹和報(bào)道全宗構(gòu)成者（立檔單位）及其所形成檔案情況的工具書。

　　

　　16、什么是專題指南？

　　

　　答：介紹和報(bào)道某一專題檔案情況的一種檔案檢索工具。

　　

　　17、什么是檢索工具？

　　

　　答：檢索工具是用于存儲(chǔ)、查找和報(bào)道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱。

　　

　　18、什么是索引？

　　

　　答：索引是指明檔案或目錄的某種特征，以一定次序編排并注明相應(yīng)出處的檔案檢索工具。

　　

　　19、什么是編目？

　　

　　答：按照一定的規(guī)則進(jìn)行設(shè)備檔案著錄并將條目組織成目錄的過程。

　　

　　20、什么是案卷目錄？

　　

　　答：案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號(hào)次序編排而成的一種檔案目錄。

　　

　　21、什么是全引目錄？

　　

　　答：全引目錄是以全宗為單位將案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄相結(jié)合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。

　　

　　22、什么是分類目錄？

　　

　　答：分類目錄是依所分類表按照分類標(biāo)識(shí)以一定次序編排而成的一種檔案目錄。

　　

　　23、什么是專題目錄？

　　

　　答：專題目錄是按照特定專題以一定次序編制而成的一種檔案目錄。

　　

　　24、什么是卷內(nèi)目錄？

　　

　　答：登記卷內(nèi)文件題名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。

　　

　　25、什么是電子文件？

　　

　　答：在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

　　

　　26、什么是歸檔電子文件？

　　

　　答：指具有參考和利用價(jià)值并作為設(shè)備檔案保存的電子文件。

　　

　　27、什么是電子文件邏輯歸檔？

　　

　　答：在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。

　　

　　28、什么是電子文件物理歸檔？

　　

　　答：把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

　　

　　29、什么是磁性載體文件？

　　

　　答：磁性載體文件系指以磁性材料（如磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶）為信息載體的文件。

　　

　　30、什么是紙質(zhì)檔案數(shù)字化？

　　

　　答：利用掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可閱讀使用的數(shù)字信息的過程。存儲(chǔ)格式一般為：TIFF、JPEG、CEB、PDF格式。

　　

　　31、什么是音像檔案？

　　

　　答：記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。

　　

　　32、什么是照片檔案？

　　

　　答：設(shè)備在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式和具有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。

　　

　　33、什么是檔案編纂？

　　

　　答：按照一定的題目、體例和方法編輯設(shè)備檔案文獻(xiàn)的活動(dòng)。

　　

　　34、什么是檔案編研工作？

　　

　　答：以保存的檔案資料為主要對(duì)象，以主動(dòng)提供或報(bào)道檔案信息內(nèi)容為主要目的，在深入研究的基礎(chǔ)上，圍繞一定的題目范圍，對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行篩選和不同性質(zhì)、不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為不同形式的出版物，供有關(guān)方面利用。

　　

　　35、什么是組織沿革？

　　

　　答：系統(tǒng)記述一個(gè)機(jī)構(gòu)（地區(qū)、行業(yè)）體制、職能等基本狀況變遷過程的一種設(shè)備檔案參考資料。

　　

　　36、什么是大事記？

　　

　　答：按照時(shí)間順序簡要記述一定范圍內(nèi)所發(fā)生的重大事件和重要活動(dòng)的一種檔案參考資料。

　　

　　37、檔案管理的工作內(nèi)容是什么？

　　

　　答：設(shè)備檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等活動(dòng)。

　　

　　38、企業(yè)檔案部門依法應(yīng)履行哪些職責(zé)？

　　

　　答：（1）貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；

　　

　?。?）統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作；

　　

　?。?）指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；

　　

　?。?）監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)（含境外機(jī)構(gòu)）的檔案工作。

　　

　　39、違反《檔案法》的行為有哪些？

　　

　　答：（1）損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；

　　

　　（2）擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；

　　

　?。?）涂改、偽造檔案的；

　　

　　（4）擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的；

　　

　?。?）倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈(zèng)送給外國人的；

　　

　?。?）不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；

　　

　?。?）明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的；

　　

　?。?）設(shè)備檔案工作人員玩忽職守、造成檔案損失的。

　　

　　上述違反《檔案法》行為的都將依法給予行政處分。

　　

　　40、設(shè)備檔案工作人員應(yīng)具備哪些基本素質(zhì)？

　　

　　答：設(shè)備檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。

　　

　　41、完成檔案工作任務(wù)的條件是什么？

　　

　　答：（1）行之有效的管理體制；

　　

　?。?）設(shè)置相適應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)；

　　

　?。?）具有一定數(shù)量的有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理的檔案干部隊(duì)伍；

　　

　?。?）制定一系列規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范；

　　

　?。?）配備較完善的庫房、設(shè)備、提供充足的經(jīng)費(fèi)。

　　

　　42、完成設(shè)備檔案工作任務(wù)的手段是什么？

　　

　　答：（1）行政手段：通過行政命令、規(guī)定，采取行政措施貫徹落實(shí)有關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)；

　　

　?。?）法律手段：依法治檔，維護(hù)檔案工作的正常秩序；

　　

　?。?）經(jīng)濟(jì)手段：獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制推動(dòng)檔案各項(xiàng)工作；

　　

　?。?）宣傳教育手段：提高檔案意識(shí)；

　　

　　（5）指導(dǎo)咨詢手段：通報(bào)有關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、政策，答疑解惑、交流、具體指導(dǎo)。

　　

　　43、設(shè)備檔案的主要屬性有哪幾方面？

　　

　　答：設(shè)備檔案的屬性是指檔案在社會(huì)中表現(xiàn)出來的固有特征、特點(diǎn)，它具有原始記錄性、信息性、文化知識(shí)性等幾個(gè)方面的主要屬性。

　　

　?。?）原始記錄性是設(shè)備檔案的基本屬性

　　

　?。?）設(shè)備檔案的信息屬性

　　

　?。?）設(shè)備檔案的知識(shí)屬性

　　

　　44、設(shè)備檔案工作的“三納入”制度的具體內(nèi)容有哪些？

　　

　　答：（1）納入企業(yè)各項(xiàng)工作計(jì)劃；

　　

　?。?）納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議程；

　　

　　（3）納入有關(guān)人員崗位責(zé)任制。

　　

　　45、檔案工作的“四參加”制度的具體內(nèi)容有哪些？

　　

　　答：（1）檔案部門或人員參加產(chǎn)品鑒定會(huì)；

　　

　?。?）參加科研課題審定會(huì)；

　　

　?。?）參加基建項(xiàng)目驗(yàn)收會(huì)；

　　

　?。?）參加設(shè)備開箱驗(yàn)收。

　　

　　46、設(shè)備檔案工作的“四同步”制度的具體內(nèi)容有哪些？

　　

　　答：（1）下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步；

　　

　?。?）檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料形成情況同步；

　　

　?。?）驗(yàn)收與鑒定項(xiàng)目文件材料同步；

　　

　?。?）上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)項(xiàng)目與檔案部門出具項(xiàng)目文件材料歸檔情況證明同步。

　　

　　47、歸檔制度由哪幾部分內(nèi)容構(gòu)成？

　　

　　答：由三部分構(gòu)成，即歸檔時(shí)間、歸檔范圍、歸檔案卷質(zhì)量要求。

　　

　　48、設(shè)備檔案工作一般應(yīng)制定哪些規(guī)章制度？

　　

　　答：一般應(yīng)建立如下檔案工作制度：

　　

　?。?）檔案管理規(guī)定；

　　

　　（2）文件材料形成、積累、歸檔制度；

　　

　?。?）文件材料歸檔范圍及保管期限表；

　　

　?。?）檔案工作崗位責(zé)任制；

　　

　　（5）檔案工作考核辦法；

　　

　?。?）檔案借閱利用制度；

　　

　?。?）檔案分類編號(hào)方案；

　　

　?。?）檔案庫房管理制度；

　　

　?。?）檔案鑒定銷毀制度；

　　

　?。?0）檔案保密制度；

　　

　?。?1）檔案統(tǒng)計(jì)制度；

　　

　?。?2）科技圖樣修改補(bǔ)充制度；

　　

　　（13）特殊載體檔案管理制度等。

　　

　　49、什么是文件資料的歸檔？

　　

　　答：歸檔是文件資料轉(zhuǎn)換為檔案的過程，是辦理完畢具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案部門保存的過程。

　　

　　已完成承辦過程既文件資料內(nèi)容所反映的事項(xiàng)等經(jīng)研究討論，已做出結(jié)論或批示、批注的文件材料才能作為檔案保存。

　　

　　檔案是文件資料的精華，是經(jīng)人們鑒別、篩選后作為對(duì)日后各項(xiàng)工作活動(dòng)有一定的參考、憑證等價(jià)值而保存的文件材料。

　　

　　按照一定的原則和規(guī)律，經(jīng)過分類、組卷、編號(hào)、排列、編目等整理，移交到檔案部門集中保管和提供利用的文件資料。

　　

　　50、文件材料轉(zhuǎn)換成檔案需具備哪些條件？

　　

　　答：（1）文件材料運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦完畢的；

　　

　?。?）對(duì)生產(chǎn)、建設(shè)、經(jīng)營管理等各項(xiàng)工作有查考、憑證、依據(jù)作用的；

　　

　?。?）經(jīng)過分類、組合排列、編號(hào)、基本編目等系統(tǒng)整理的。

　　

　　51、歸檔文件的整理原則是什么？

　　

　　答：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

　　

　　52、歸檔文件的質(zhì)量要求是什么？

　　

　　答：（1）歸檔文件：應(yīng)為原件，文件材料歸檔后不得更改；

　　

　?。?）永久、長期的電子文件：必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔；

　　

　?。?）字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字認(rèn)可手續(xù)完備；

　　

　?。?）需永久、長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等）書寫、繪制；

　　

　　（5）復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求；

　　

　　（6）錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性；

　　

　?。?）長期存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。

　　

　　53、各類文件材料應(yīng)何時(shí)歸檔？

　　

　　答：各職能部門形成的管理性文件材料，一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔；

　　

　　工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔，時(shí)間長的項(xiàng)目可分為階段、分單位項(xiàng)目歸檔；

　　

　　外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件資料在開箱驗(yàn)收或接收后先登記，待安裝調(diào)試完后，隨即與安裝調(diào)試中形成的文件材料一起歸檔；

　　

　　單位負(fù)責(zé)人和職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料，應(yīng)在公務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)交有關(guān)人員歸檔；

　　

　　實(shí)行文擋一體化或采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)技術(shù)形成的電子文件應(yīng)即時(shí)歸檔；

　　

　　下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔：

　　

　?。?）沒有及時(shí)歸檔的零散文件材料；

　　

　?。?）變更、修改、補(bǔ)充的文件材料；

　　

　?。?）設(shè)備儀器的維修文件材料；

　　

　?。?）產(chǎn)品、設(shè)備更換的新零部件文件材料；

　　

　?。?）機(jī)構(gòu)變動(dòng)或職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料；

　　

　　（6）應(yīng)歸檔的非紙質(zhì)載體材料；

　　

　?。?）其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。

　　

　　54、文件材料的保管期限如何劃分？

　　

　　答：文件材料的保管期限依據(jù)其查考利用價(jià)值的大小進(jìn)行劃分，可分為永久、長期和短期。凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，本單位需要長久利用的材料應(yīng)定為永久（50年以上）保存；凡是在相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)本單位需要查考利用的，應(yīng)定為長期（16年至50年）保存；凡是在較短時(shí)期內(nèi)本單位需要查考利用的，應(yīng)定為短期（15年以下）保存。各單位應(yīng)依據(jù)有關(guān)的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合單位的實(shí)際，制定本單位各類文件材料的保管期限表。

　　

　　55、文書檔案以“件”為單位進(jìn)行整理應(yīng)遵循的原則是什么？整理工作有哪些工作程序？排列文件順序的要求是什么？

　　

　　答：（1）整理工作遵循的原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用；

　　

　?。?）整理工作程序：分類、組合、排列、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒；

　　

　?。?）排列文件順序的要求：應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。

　　

　　56、電力企業(yè)檔案分類規(guī)則0-5類的文件材料以“件”為單位進(jìn)行整理時(shí)，采用哪種分類方案為宜？

　　

　　答：較適宜的分類方案：年度——問題——保管期限。

　　

　　57、如何進(jìn)行案卷編目？

　　

　　答：按照一定規(guī)則進(jìn)行檔案著錄并將條目組成目錄的過程，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄和備考表。

　　

　?。?）案卷目錄：是設(shè)備檔案部門管理、統(tǒng)計(jì)、檢索、報(bào)道檔案內(nèi)容、成分等的基本檢索工具，亦是立卷單位與檔案部門交接檔案的依據(jù)和憑證（可作為移交目錄）。其項(xiàng)目包括案卷序號(hào)、檔號(hào)、保管期限、案卷題名等；

　　

　?。?）卷內(nèi)目錄：卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前，其作用是為了介紹卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容、成分、制發(fā)機(jī)關(guān)、文件編號(hào)、時(shí)間、題名等，便于利用者根據(jù)所需項(xiàng)目進(jìn)行查閱、檢索。項(xiàng)目填寫內(nèi)容包括文件序號(hào)、責(zé)任者、文件編號(hào)、日期、文件題名、頁號(hào)；

　　

　?。?）備考表：備考表排列在卷內(nèi)末頁之后，其作用是用以說明卷內(nèi)文件材料的情況，即卷內(nèi)文件材料狀況的記錄單。項(xiàng)目填寫內(nèi)容包括立卷人、檢查人、檢查日期、互見號(hào)。

　　

　　58、如何加蓋檔號(hào)章？

　　

　　答：（1）單份文件材料裝訂的案卷，需在卷內(nèi)每份文件材料上加蓋和填寫檔號(hào)章。項(xiàng)目內(nèi)容包括檔號(hào)、序號(hào)等；

　　

　?。?）蓋于文件的右上角或上方的空白處，無空白處時(shí)，亦可蓋于文件反面右上角。

　　

　　59、設(shè)備檔案文件裝訂的基本要求是什么？

　　

　　答：裝訂時(shí)應(yīng)做到文件右下頁邊齊整，無倒頁；破損的需進(jìn)行修復(fù)；去掉留存在文件材料上的金屬物；參差不齊的應(yīng)折疊為統(tǒng)一幅面，裝訂后的案卷做到整體美觀結(jié)實(shí)耐用。

　　

　　60、卷盒脊背如何填寫？

　　

　　答：填寫項(xiàng)目包括檔號(hào)、保管期限、案卷題名。

　　

　　檔號(hào)：目錄號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)（暫用鉛筆填寫，移交后由接受單位統(tǒng)一正式填寫）；

　　

　　保管期限：已確定的案卷留存年限；

　　

　　案卷題名：由立卷人擬寫的案卷題名（需與案卷目錄中的題名相一致）。

　　

　　61、案卷封面如何填寫？

　　

　　答：填寫項(xiàng)目包括立卷單位、起止日期、保管期限、檔號(hào)、案卷題名、密級(jí)。

　　

　　62、如何準(zhǔn)確擬寫案卷題名？

　　

　　答：擬寫案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。其結(jié)構(gòu)應(yīng)完整、文字宜簡練。應(yīng)避免因堆砌組合每份文件材料的題名繁瑣冗長，同時(shí)也要杜絕因過于籠統(tǒng)而造成查找不便的困難。

　　

　　擬寫案卷題名后，不要急于正式填寫在填充面或卷盒的脊背上，可臨時(shí)寫在稿紙上，待案卷經(jīng)過審查、調(diào)整，經(jīng)“加工”確定無誤后，再正式填寫。

　　

　　63、如何編寫頁號(hào)？

　　

　　答：案卷內(nèi)以有書寫內(nèi)容的頁面編寫。頁號(hào)編寫位置，正面在右下角，反面在左下角。案卷內(nèi)頁號(hào)順序均從“1”開始，用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)注，不裝訂的案卷，以件為單位，各件頁號(hào)均從“1”起編寫。

　　

　　成套圖紙或印刷成冊(cè)的文件自成一卷的，原目錄可替代卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號(hào)。

　　

　　兩張以上小幅面文件托裱在同一頁紙上的，按一頁編寫頁號(hào)。

　　

　　案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編寫頁號(hào)。

　　

　　64、備考表中的“互見號(hào)”應(yīng)填寫哪些內(nèi)容？

　　

　　答：互見號(hào)應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)。檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式，并用括號(hào)括起。

　　

　　65、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的圖紙?jiān)鯓诱郫B？

　　

　　答：底圖的保管要求是“嚴(yán)禁折疊”，所以，這里所說的圖紙指的是藍(lán)圖。藍(lán)圖機(jī)械強(qiáng)度比較好，往往幅面大小不一，一般采用折疊的方法保存。根據(jù)GB/T11822—2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的規(guī)定，圖紙折疊具體要求為：

　　

　?。?）采用“手風(fēng)琴”式折疊法；

　　

　?。?）圖面朝里，減少對(duì)圖樣的磨損；

　　

　?。?）盡量避免在重要的圖樣處有折痕；

　　

　?。?）不同幅面的圖紙，要統(tǒng)一折疊為國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（297mm×210mm）大??；

　　

　　（5）采用折角等方式將圖紙的標(biāo)題欄露在右下角。

　　

　　66、檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容有哪些？

　　

　　答：有檔案的登記和統(tǒng)計(jì)兩部分。包括檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況的登記，檔案利用情況的登記，檔案機(jī)構(gòu)、人員與檔案構(gòu)成、管理和其它專門問題的統(tǒng)計(jì)。

　　

　　67、提供利用檔案主要有哪些方式方法？

　　

　　答：提供利用檔案主要有如下方式方法：

　　

　?。?）設(shè)立閱覽室；

　　

　?。?）檔案的借閱；

　　

　?。?）咨詢服務(wù)；

　　

　　（4）制發(fā)檔案的復(fù)制品；

　　

　?。?）通過編印目錄、索引、文摘、簡介等進(jìn)行檔案信息的報(bào)道或交流；

　　

　　（6）編輯文件匯集；

　　

　　（7）編寫參考資料；

　　

　?。?）制發(fā)檔案證明；

　　

　?。?）舉辦檔案展覽。

　　

　　68、怎樣進(jìn)行檔案的編研？

　　

　　答：編研工作必須遵循一定的原則，具體應(yīng)該符合下列要求：

　　

　?。?）檔案編研應(yīng)該充分考慮社會(huì)（企業(yè)）需要，為企業(yè)的中心工作服務(wù)；

　　

　?。?）實(shí)事求是地維護(hù)檔案內(nèi)容的真實(shí)性，絕不允許歪曲和篡改檔案的現(xiàn)象發(fā)生；

　　

　?。?）遵守國家的有關(guān)規(guī)定，編研工作的開展應(yīng)得到相應(yīng)部門的同意，公布檔案文件要經(jīng)過批準(zhǔn)。

　　

　　同時(shí)，檔案編研是一項(xiàng)研究性很強(qiáng)的工作，涉及檔案知識(shí)、歷史知識(shí)和其他多方面的知識(shí)，檔案編研對(duì)維護(hù)歷史真實(shí)面貌有重要意義，所以檔案編研還必須堅(jiān)持實(shí)事求是的科學(xué)態(tài)度，編研過程中尊重歷史，尊重檔案原件的記載，尊重檔案編研的嚴(yán)肅性。

　　

　　69、全宗指南的結(jié)構(gòu)及編制原則是什么？

　　

　　答：（1）全宗指南由封頁、正文、備注三部分組成。

　　

　　封頁包括：全宗指南名稱、時(shí)間、全宗號(hào)。

　　

　　正文包括：全宗構(gòu)成者沿革，全宗內(nèi)檔案情況簡介，全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹。

　　

　　備注包括：本全宗指南的編制情況，有關(guān)全宗內(nèi)檔案的補(bǔ)充說明。

　　

　　（2）編制原則：應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、真實(shí)，語言簡練、文字表達(dá)清楚。

　　

　　70、組織沿革主要包括哪些內(nèi)容？

　　

　　答：（1）單位成立、合并和撤消時(shí)間；

　　

　　（2）單位名稱改變、地址遷移；

　　

　　（3）單位的隸屬關(guān)系及主要職能（含性質(zhì)特征、職權(quán)范圍、主要工作與任務(wù)等）；

　　

　　（4）單位領(lǐng)導(dǎo)人員的任免；

　　

　　（5）內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)及所屬單位的設(shè)置、變化情況，責(zé)任人姓名等；

　　

　　（6）單位人員編制情況。

　　

　　71、大事記主要包括哪些內(nèi)容？

　　

　　答：大事記主要有時(shí)間和記實(shí)兩部分內(nèi)容構(gòu)成。

　　

　　時(shí)間就是按照年、月、日時(shí)間順序逐條記述事實(shí)，即通常講的“以時(shí)系事”。

　　

　　記實(shí)是指記載單位主要的職能活動(dòng)，展示單位發(fā)展概貌的大事和要事的事實(shí)。記載的事實(shí)應(yīng)即不遺漏大事、要事，也不必事無巨細(xì)全部羅列。

　　

　　大事記記述的大事、要事一般是指：

　　

　?。?）本單位隸屬關(guān)系的變化，體制、機(jī)構(gòu)的調(diào)整，規(guī)模的擴(kuò)大或縮小，人事的任免和調(diào)動(dòng)等；

　　

　?。?）本單位制定的重要制度、辦法，下達(dá)的規(guī)劃、計(jì)劃，采取的重大生產(chǎn)技術(shù)決策和措施；進(jìn)行的擴(kuò)建、改建任務(wù)等；

　　

　?。?）本單位內(nèi)召開的各類重要會(huì)議和參加國家、地方或上級(jí)機(jī)關(guān)的重要會(huì)議，在會(huì)議上提出匯報(bào)、建議、提案和受獎(jiǎng)等；

　　

　　（4）本單位的生產(chǎn)、經(jīng)營、基建、科研、職工教育、文藝體育、職工福利等方面的成果和重大的質(zhì)量、安全事故等；

　　

　?。?）本單位某個(gè)時(shí)期的重點(diǎn)工作，如本單位整頓、設(shè)備和基建設(shè)施普查、打擊經(jīng)濟(jì)和刑事犯罪等活動(dòng)；

　　

　?。?）國家、地方或上級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本單位的重要指示、批示以及檢查工作時(shí)的講話或其他活動(dòng)等；

　　

　?。?）重大的外事活動(dòng)，如外賓來本單位參觀、考察、協(xié)助工作，進(jìn)行技術(shù)交流；簽訂重要合同，本單位人員出國學(xué)習(xí)、參觀、考察等；

　　

　?。?）其他大事、要事。

　　

　　72、大事記中大事時(shí)間的編寫應(yīng)注意那幾個(gè)問題？

　　

　　答：（1）大事時(shí)間必須考證，標(biāo)示明晰，盡量避免錯(cuò)誤或含混不清；

　　

　?。?）大事時(shí)間應(yīng)標(biāo)示具體，盡量寫清年、月、日。日不清的附于月末，月不清的附于年末，年不清的一般不記；

　　

　　（3）某些大事持續(xù)時(shí)間較長，并且在大事記中作為一個(gè)條目編寫，其時(shí)間可以概括書寫，也可以標(biāo)明起止日期；

　　

　　（4）大事時(shí)間一般應(yīng)以公元紀(jì)年為準(zhǔn)，否則應(yīng)注明其它紀(jì)年形式。

　　

　　73、《企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)》中“五率”如何計(jì)算？

　　

　　答：（1）歸檔率=實(shí)際歸檔項(xiàng)目數(shù)/應(yīng)歸檔項(xiàng)目總數(shù)×100%；

　　

　?。?）完整率=每個(gè)已歸檔項(xiàng)目中實(shí)際有的檔案材料的份數(shù)/每個(gè)已歸檔項(xiàng)目中應(yīng)當(dāng)有的檔案材料的總份數(shù)×100%；

　　

　?。?）準(zhǔn)確率=每個(gè)已歸檔項(xiàng)目中實(shí)際準(zhǔn)確的檔案材料的份數(shù)/每個(gè)已歸檔項(xiàng)目中應(yīng)當(dāng)有的檔案材料的總份數(shù)×100%；

　　

　?。?）查全率＝檢出相關(guān)檔案數(shù)/庫存所有相關(guān)檔案數(shù)×100%；

　　

　?。?）查準(zhǔn)率＝檢出相關(guān)檔案數(shù)/檢出檔案總數(shù)×100%。

　　

　　74、什么是電子文件的移交？

　　

　　答：電子文件的移交是對(duì)歸檔電子文件按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真檢驗(yàn)。在檢驗(yàn)合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門，進(jìn)行集中保管。在已聯(lián)網(wǎng)的情況下，歸檔電子文件的移交和接受工作可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，但仍需履行相應(yīng)的手續(xù)。

　　

　　75、電子文件的移交、接收檢驗(yàn)項(xiàng)目有哪些？

　　

　　答：文件形成單位在移交電子文件之前，檔案保管部門在接受電子文件之前，均應(yīng)對(duì)歸檔的載體極其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，合格率達(dá)到100%時(shí)方可進(jìn)行交接。檢驗(yàn)項(xiàng)目如下：

　　

　　載體有無劃恨，是否清潔；

　　

　　有無病毒；

　　

　　核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)及審核手續(xù)；

　　

　　核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全；

　　

　　對(duì)特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整。

　　

　　檢驗(yàn)結(jié)果分別由移交單位、接受單位填入《歸檔電子文件移交、接受檢驗(yàn)登記表》的相應(yīng)欄目。對(duì)檢驗(yàn)不合格者，應(yīng)退回原形單位重新制作，并再次進(jìn)行檢驗(yàn)。

　　

　　76、如何對(duì)電子文件進(jìn)行鑒定？

　　

　　答：電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定密級(jí)、歸檔范圍和規(guī)定保管期限。

　　

　　歸檔前應(yīng)由文件形成單位按照規(guī)定的項(xiàng)目對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見，檢驗(yàn)和審核結(jié)果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接受單位。

　　

　　77、歸檔電子文件怎樣整理？

　　

　　答：（1）歸檔電子文件的整理按DA/T22歸檔的要求進(jìn)行；

　　

　?。?）歸檔電子文件以件為單位整理；

　　

　　（3）同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度——保管期限——機(jī)構(gòu)（問題）或保管期限——年度——機(jī)構(gòu)（問題）等分類方案進(jìn)行分類；

　　

　?。?）按電子文件類別代碼相對(duì)集中組織存儲(chǔ)載體；

　　

　?。?）電子文件的著錄應(yīng)參照DA/T18進(jìn)行著錄，同時(shí)按照保證其真實(shí)性、完整性和有效性的要求補(bǔ)充電子文件特有的著錄項(xiàng)目和其他標(biāo)識(shí)（責(zé)任者、操作者、背景信息、元數(shù)據(jù)等）；

　　

　　（6）將著錄結(jié)果制成機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄。

　　

　　78、電子文件鑒定工作應(yīng)包括哪些內(nèi)容？

　　

　　答：應(yīng)包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定密級(jí)、歸檔范圍和劃定保管期限。

　　

　　79、如何對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔？

　　

　　答：電子文件的歸檔，按照鑒定標(biāo)識(shí)進(jìn)行。電子文件的歸檔可分兩步進(jìn)行，對(duì)實(shí)時(shí)進(jìn)行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。歸檔時(shí)，應(yīng)充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等技術(shù)因素。

　　

　　80、電子文件歸檔有哪些要求？

　　

　　答：電子文件歸檔的總要求：文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限的脫機(jī)載體上。具體要求：

　　

　?。?）凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔；

　　

　?。?）把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)在解密后在制作拷貝；

　　

　　（3）推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體；

　　

　?。?）存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等，歸檔后電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)；

　　

　?。?）特殊格式的電子文件，應(yīng)存儲(chǔ)載體中同時(shí)存在相應(yīng)的查看軟件；

　　

　?。?）將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔，歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫；

　　

　　（7）對(duì)需要長期保存的電子文件，應(yīng)在每一個(gè)電子文件的載體中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄；

　　

　　（8）歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年。

　　

　　81、歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合哪些條件？

　　

　　答：（1）歸檔載體應(yīng)做防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層；

　　

　　（2）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；

　　

　?。?）存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離；

　　

　?。?）環(huán)境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對(duì)濕度選定范圍：35%～45%。

　　

　　82、磁性載體文件的歸檔要求有哪些？

　　

　　答：（1）磁性載體文件形成部門負(fù)責(zé)對(duì)需要?dú)w檔的磁性載體文件進(jìn)行整理、編輯，根據(jù)本單位情況，待項(xiàng)目結(jié)束后將磁性載體文件按照GB 1989-1980、GB 7574-1987和GB 9416.1-1988轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)格式，一式兩份（A、B盤），及時(shí)向檔案部門移交歸案；

　　

　　（2）歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件。必須在有關(guān)的設(shè)備上演示或檢測，運(yùn)轉(zhuǎn)正常，無病毒、清潔、無劃傷，確保文件的完整性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性；

　　

　?。?）歸檔使用的錄音（像）帶。軟磁盤的性能質(zhì)量，應(yīng)分別符合GB 7309-1987、GB/T 14306-1933的規(guī)定；

　　

　?。?）同一項(xiàng)目同一類別的磁性載體文件應(yīng)存儲(chǔ)在同種磁性載體上；

　　

　?。?）應(yīng)建立的磁性載體文件目錄清單與磁性載體檔案一同歸檔；

　　

　?。?）歸檔的磁性載體應(yīng)由文件形成部門編制歸檔說明。

　　

　　83、照片檔案收集的范圍？

　　

　　答：（1）記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片：領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片和本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片；

　　

　?。?）記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片；

　　

　?。?）其他具有保存價(jià)值的照片。

　　

　　84、照片檔案收集的要求是什么？

　　

　　答：（1）對(duì)屬于收集與歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為已有；

　　

　　（2）對(duì)存有真?zhèn)我闪x的照片應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定；

　　

　?。?）對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)；

　　

　?。?）底片、照片、說明齊全；

　　

　　（5）底片與照片影像應(yīng)一致；

　　

　?。?）對(duì)無底片的照片應(yīng)制作翻拍底片；對(duì)無照片的底片應(yīng)制作照片；

　　

　?。?）照片檔案的移交和收集符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。

　　

　　85、照片檔案分類排列要求是什么？

　　

　　答：在全宗內(nèi)按保管期限——年度——問題進(jìn)行分類?？缒甓惹也豢煞值恼掌部砂幢９芷谙?mdash;—問題——年度進(jìn)行分類。分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動(dòng)。

　　

　　在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按問題結(jié)合時(shí)間、重要程度等進(jìn)行排列。為便于提供利用，照片排列及入冊(cè)時(shí)應(yīng)同時(shí)考慮不同保密等級(jí)照片的定位。

　　

　　86、照片檔案的編號(hào)有何規(guī)定？

　　

　　答：照片編號(hào)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號(hào)、保管期限代碼、冊(cè)號(hào)、張?zhí)柣蛉谔?hào)、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。

　　

　　89、照片檔案的著錄項(xiàng)目包括的內(nèi)容？

　　

　　答：照片檔案目錄的著錄項(xiàng)目包括：照片號(hào)、底片號(hào)、題名、時(shí)間、攝影者、備注、參見號(hào)、冊(cè)號(hào)、頁號(hào)、組內(nèi)張數(shù)、分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞、密級(jí)、保管期限、類型規(guī)格、檔案館代號(hào)、文字說明等。

　　

　　90、歸檔照片的說明主要包括哪些內(nèi)容？

　　

　　答：歸檔照片的說明應(yīng)體現(xiàn)事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。“事由”即照片影像所反映事件、事物的情由；“時(shí)間”即事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時(shí)間和拍攝時(shí)間；“地點(diǎn)”即被攝物所在的具體地點(diǎn)；“人物”即照片影像上主要人物的姓名、身份；“背景”即對(duì)揭示照片影像主題具有一定作用的背景；“攝影者”即照片的拍攝單位和拍攝人。

　　

　　91、照片檔案的目錄有幾類？

　　

　　答：照片檔案目錄種類包括冊(cè)內(nèi)目錄、基本目錄、分類目錄、主題目錄、攝影者目錄等。

　　

　　92、照片檔案的基本目錄、冊(cè)內(nèi)目錄有何要求？

　　

　　答：照片檔案基本目錄的必備項(xiàng)目是：照片號(hào)、題名、時(shí)間、攝影者、底片號(hào)、備注，可根據(jù)需要增加項(xiàng)目。基本目錄的條目應(yīng)按照片號(hào)排序。

　　

　　冊(cè)內(nèi)照片目錄為選擇性目錄。其組成項(xiàng)目是：照片號(hào)、題名、時(shí)間、頁號(hào)、底片號(hào)、備注。冊(cè)內(nèi)目錄的條目應(yīng)按照片號(hào)排序。冊(cè)內(nèi)目錄位于冊(cè)內(nèi)最前面。

　　

　　93、照片檔案的保管要求和措施是什么？

　　

　　答：（1）貯存庫房應(yīng)保持整齊、清潔，應(yīng)有嚴(yán)格的使用和存放規(guī)則；

　　

　　（2）照片檔案入庫前應(yīng)進(jìn)行檢查。對(duì)受污染的照片、底片應(yīng)進(jìn)行必要的技術(shù)處理，防止受污染的照片、底片入庫；

　　

　?。?）接觸底片的人員應(yīng)戴潔凈的棉質(zhì)薄手套，輕拿底片的邊緣；

　　

　?。?）底片冊(cè)、照片冊(cè)應(yīng)立放，不應(yīng)堆積平放，以免堆在下面的底片、照片受壓后造成粘連；

　　

　?。?）珍貴的、重要的、使用頻率高的底片應(yīng)進(jìn)行拷貝，異地保存?？截惼峁├茫员愀玫乇４婺钙?；

　　

　　（6）每隔兩年應(yīng)對(duì)底片、照片進(jìn)行一次抽樣檢查，不超過五年進(jìn)行一次全面檢查。若溫、濕度出現(xiàn)嚴(yán)重波動(dòng)，應(yīng)縮短檢查的間隔期。檢查中應(yīng)密切注意底片、照片的變化情況（卷曲、變形、變脆、粘連、破損、霉斑、褪色等），亦應(yīng)注意包裝材料的變質(zhì)問題，并做好檢查記錄，若發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)查明原因，及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

　　

　　94、數(shù)碼照片的歸檔要求是什么？

　　

　　答：（1）數(shù)碼照片圖像一律采用RGB彩色模式；

　　

　?。?）數(shù)碼照片的文件格式為JPEG格式，文件名即為圖片編號(hào)；

　　

　?。?）為便于儲(chǔ)存和保證數(shù)碼圖片的清晰度，照片的有效分辨率為2800×2000pix，每張圖片大小為1.5MB左右；

　　

　?。?）數(shù)碼照片必須經(jīng)過篩選應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)，具有使用價(jià)值和歷史意義。

　　

　　95、數(shù)碼照片組卷的要求是什么？

　　

　　答：（1）數(shù)碼照片的案卷，原則上以700MB/CD-R光盤為一保管單位，每一保管單位的初始分類為工程機(jī)組號(hào)；非工程類數(shù)碼照片初始分類一律按照年度；

　　

　　（2）數(shù)碼照片檔案應(yīng)編制完整的案卷目錄和檢索目錄，作為臺(tái)帳和檢索利用；

　　

　?。?）數(shù)碼照片檔案說明包括：專業(yè)分類編號(hào)、拍攝時(shí)間、拍攝主體說明、拍攝背景、攝影者、拍攝地點(diǎn)六要素；

　　

　　（4）精選后數(shù)碼照片按目錄順序加洗五寸一份放入專用冊(cè)內(nèi)，冊(cè)內(nèi)目錄與數(shù)碼照片說明一致，每張照片注明六要素；

　　

　　（5）所有數(shù)碼照片和Word文檔目錄刻入光盤；數(shù)碼照片排列順序、編號(hào)與卷內(nèi)目錄一致，放入專用袋內(nèi)，粘貼在數(shù)碼照片冊(cè)最后一頁上歸檔。